【Word】大量印發通知信就靠：合併列印

要大量郵寄的通知單，文件內容相同，可是要給予的人員姓名不同，若要一一製作十分耗時。如果已經事先整理好人員名單，只要在完成文件後，於名單中指定姓名欄位並插入在文件中要顯示姓名的位置，就能快速產生不同的文件。

1.將輸入線移至如圖要插入姓名的位置 (前方有空白)，於 郵件 索引標籤選按 啟動合併列印 \ 逐步合併列印精靈。

2.開啟右側 合併列印 窗格，依照精靈指示步驟開始逐項設定。首先核選 選取文件類型：信件 後選按 下一步：開始文件，再核選 選取開始文件：使用目前文件 後選按 下一步：選擇收件者。

3.接著設定收件者的資料來源，核選 選取收件者：使用現有清單 後選按 瀏覽，於 選取資料來源 對話方塊選取範例原始檔 <通訊錄.docx>，所有學員的資料已經建置於此檔案中，按 開啟 鈕，準備把檔案中的表格匯入到目前文件。

4.於 合併列印收件者 對話方塊中已匯入了所有學員資料，清單中可以核選或取消名單，按 確定 鈕回到窗格，會發現 使用現有清單 已經顯示匯入的文件，接著再選按 下一步：寫信。

5.選按 其他項目 準備將匯入的通訊錄資料欄位插入信件中顯示。

6.於 插入合併功能變數 對話方塊選取 姓名 後按 插入 鈕，將欄位插入到文件中，接著再依相同操作插入 稱謂，完成後按 關閉 鈕再選按 下一步：預覽信件。

7.在頁面上即會顯示第一筆資料的結果，我們可以利用 收件者 的左右鈕切換顯示的資料，最後選按 下一步：完成合併。

8.完成合併後的文件可以使用二種方式來展現結果，第一種為直接列印。選按 列印，於 合併到印表機 對話方塊核選 列印記錄：全部 後按 確定 鈕，進入 列印 對話方塊後再按 確定 鈕。

9.第二種展現方式則是將合併的結果放置到新文件中。選按 編輯個別信件， 於 合併到新文件 對話方塊核選 合併記錄：全部 後按 確定 鈕，這個方式較為方便，也可以利用完成的結果再進行編輯。